SAP-S/4HANA-Discovery 2026: Ein Leitfaden mit Arbeitsergebnissen im Mittelpunkt

Warum die SAP-S/4HANA-Discovery auch 2026 noch scheitert

Discovery-Phasen in SAP-S/4HANA-Programmen sollen Unsicherheiten und Risiken vor den Design- und Entwicklungsphasen gezielt verringern. Erfahrungen aus zahlreichen Implementierungen zeigen jedoch regelmäßig das Gegenteil. Branchenbenchmarks zufolge entfallen 30 bis 50 % der gesamten Projektverzögerungen auf Discovery-bedingte Nacharbeit. Es entsteht ein unablässiger Strom aus Workshop-Notizen, Präsentationen und kurzlebigen „Arbeitsdokumenten“, die verschwinden, ohne Konfigurationsentscheidungen, Testfälle oder Entwicklungstickets zuverlässig zu unterstützen. Teams bleiben dadurch lange in Unklarheit und kostspieligen Nacharbeitsschleifen gefangen.

Dieses hartnäckige Versagen liegt nicht an fehlendem Fachwissen, sondern an einem grundlegend fehlerhaften Arbeitsmodell: Workshops gelten als unfehlbarer Motor des Fortschritts, während Dokumentation als verzichtbare Nebensache behandelt wird. Dieses Ungleichgewicht ist keineswegs harmlos. Es löst absehbar eine Kettenreaktion aus schwerwiegenden Fehlern, aus dem Ruder laufenden Programmen, stark steigenden Kosten und dauerhaft beschädigtem Stakeholder-Vertrauen aus, an der bereits zahlreiche S/4HANA-Einführungen gescheitert sind.¹

Die Symptome sind schmerzlich bekannt:

• Grundlegende Fragen bleiben unbeantwortet: „Welche Anforderung hat diese Entwicklung ausgelöst?“ oder „Wer hat diese Abweichung vom Standard genehmigt?“
• Fit-to-Standard-Diskussionen wiederholen sich, weil frühere Entscheidungen nie mit ausreichend Kontext dokumentiert wurden.
• Die Prozessdokumentation kommt spät, widerspricht dem Gebauten und wird zum politischen statt zum technischen Arbeitsergebnis.
• Das Programm wirkt geschäftig, kann aber keine stabilen, prüfbaren Arbeitsergebnisse vorweisen, die Übergaben überstehen.

2026 verschärfen drei Faktoren dieses Problem

1. Release-Geschwindigkeit und Cloud-Betriebsmodelle drängen Teams zur Standardisierung und zu kontrollierten Erweiterungen. Undokumentierte Anpassungen werden dadurch riskanter.
2. Fachkräftemangel erschwert es, sich auf einzelne Leistungsträger zu verlassen, die sich daran erinnern, „warum wir uns für X entschieden haben“.
3. Governance- und Prüfanforderungen verlangen zunehmend Nachvollziehbarkeit, Entscheidungsprotokolle und einheitliche Prozessdefinitionen.

Wenn Sie eine praktische Erkenntnis mitnehmen: Die Zahl der Workshops misst nicht den Discovery-Fortschritt, die Qualität der Arbeitsergebnisse schon.

Arbeitsergebnisse zuerst: Eine neue Einheit des Fortschritts

Stellen Sie sich vor, die Discovery wird umgedreht: Jeder Workshop und jede Besprechung liefert ein echtes, aktualisiertes Arbeitsergebnis, das sofort prüfbar, testbar und nachvollziehbar ist. Workshops werden nicht abgeschafft, sondern zu kurzen Eingabesitzungen geschärft, die solche Aktualisierungen innerhalb von Stunden oder Tagen statt Wochen hervorbringen.¹

Was zählt in Prepare & Explore als Arbeitsergebnis?

In typischen S/4HANA-Programmen umfasst die Mindestausstattung:

• Anforderungspaket – strukturiert, testbar und mit klarer Verantwortung
• Fit-to-Standard-/Fit-Gap-Protokoll – Entscheidungen mit Begründung und Verantwortung
• Prozessabläufe – für BPMN/Signavio geeignet, einschließlich Standardablauf und Ausnahmen
• Umfangsbaseline – explizit enthaltene und ausgeschlossene Inhalte mit Release-Zuordnung
• Verknüpfungen zur Nachvollziehbarkeit – Quelle → Anforderung → Entscheidung → Prozessablauf

Das ist keine zusätzliche Bürokratie, sondern solide Projekttechnik. Was sich nicht prüfen, versionieren und reibungslos übergeben lässt, sind lediglich grobe Notizen, kein Arbeitsergebnis.

Warum das Workshop-Ermüdung reduziert, ohne die Zustimmung zu verlieren

Prüfungen anhand konkreter Arbeitsergebnisse machen Sitzungen kürzer und wirksamer:

• Ersetzen Sie vage Debatten darüber, „wie der Prozess aussehen sollte“, durch die Überarbeitung eines Ablaufentwurfs.
• Verzichten Sie auf allgemeine Anforderungsdiskussionen und genehmigen Sie stattdessen ein klar begrenztes Paket mit eindeutigen Abnahmekriterien.
• Rollen Sie alte Streitpunkte nicht erneut auf. Verweisen Sie auf die protokollierte Entscheidung, bestätigen Sie sie oder ändern Sie sie formell.

Das Ergebnis: weniger wiederholte Workshops, weil das Projektgedächtnis in dokumentierten Arbeitsergebnissen liegt statt in einzelnen Köpfen.¹

Rahmen 1: Qualitätskriterien für Anforderungen, die Nacharbeit tatsächlich verhindern

Die meisten SAP-Teams „schreiben bereits Anforderungen“. Das Problem ist, dass viele davon für nachgelagerte Aufgaben nicht nutzbar sind. Eine Anforderung, die sich weder testen noch einer verantwortlichen Person zuordnen lässt, ist keine Anforderung, sondern ein Wunsch.

Die Mindestqualität für SAP-Anforderungen

Eine nützliche SAP-Anforderung sollte folgende Eigenschaften haben:

1. Eindeutig: eine Bedeutung, keine versteckten Annahmen
2. Testbar: enthält Abnahmekriterien oder ein klares Prüfverfahren
3. Verantwortlich zugeordnet: Fachverantwortlicher und Freigabeweg sind ausdrücklich festgelegt
4. Nachvollziehbar: mit der Quelle verknüpft, etwa Workshop-Notiz, Besprechungsprotokoll oder BRD-Abschnitt
5. Klar abgegrenzt: einem Prozessschritt, einer Rolle oder einer Organisationsstruktur zugeordnet
6. Mit dem Standard vergleichbar: so formuliert, dass sie Standardverhalten zugeordnet oder als Lücke markiert werden kann

Eine einfache Vorlage, die in der Praxis funktioniert

Der zusätzliche Nutzen: schnelleres Fit-to-Standard. Werden Anforderungen so formuliert, dass sie mit dem Standard vergleichbar sind, wird Fit-to-Standard schneller und weniger emotional. Es geht nicht mehr um Vorlieben, sondern darum, ob der SAP-Standard die Anforderung erfüllt und was die Abweichung kostet.

Hier helfen Werkzeuge: Qorelo kann ungeordnete Discovery-Eingaben wie Besprechungsprotokolle, Transkripte und BRD-Fragmente in strukturierte Anforderungsvorschläge nach einer einheitlichen Vorlage überführen. Anschließend prüfen Menschen diese und übernehmen die Verantwortung.

Rahmen 2: BPMN-/Signavio-Disziplin für eine verbindliche Prozessdarstellung

In Prozessmodellen wird Discovery konkret. Sind Prozessabläufe vage, wird jede nachgelagerte Tätigkeit zur Interpretationsaufgabe: Konfiguration, Integration, Tests, Schulung und Bewertung von Veränderungsauswirkungen.

BPMN und Werkzeuge wie Signavio bieten einen methodischen Weg, Prozesse verbindlich darzustellen. Entscheidend ist Konsistenz, nicht Perfektion.

Wie ausreichend gutes BPMN in der Discovery aussieht

In Prepare & Explore benötigen Sie typischerweise:

• Standardablauf (der reguläre Ablauf)
• Wichtige Varianten (Unterschiede nach Land, Standort oder Kanal)
• Kritische Ausnahmen (was scheitert, eskaliert oder manuelle Arbeit auslöst)
• Rollen und Übergaben (wo die Verantwortung wechselt)
• Systemkontaktpunkte (Schritte in SAP und außerhalb von SAP)

Ein minimaler Modellierungsstandard, der Klarheit schafft

• Ein Prozess = eine Umfangsgrenze mit eindeutigem Anfang und Ende
• Aktivitäten werden mit Tätigkeit und Objekt benannt, etwa „Kundenauftrag anlegen“ oder „Rechnung genehmigen“
• Gateways bilden echte Geschäftsentscheidungen ab, nicht bloß „und dann …“
• Swimlanes spiegeln Rollen oder Organisationseinheiten wider, die nach dem Go-live bestehen werden
• Jede Ausnahme wird ausdrücklich dargestellt statt nur angedeutet

Warum Abläufe Konflikte zwischen Stakeholdern reduzieren

Stakeholder sind sich in der Discovery häufig uneinig, weil sie auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen sprechen. Ein Ablauf erzwingt Präzision: „Wo genau findet die Genehmigung statt?“, „Welche Rolle ist für die Ausnahme verantwortlich?“ oder „Was löst eine Kreditsperre aus?“

Auch hier hilft Automatisierung: Qorelo kann Workshop-Transkripte und Besprechungsprotokolle in eine erste Ablaufstruktur mit Swimlanes, Schritten und Entscheidungspunkten in einem für Signavio/BPMN geeigneten Format überführen. Anschließend prüft und korrigiert der Prozessverantwortliche den Entwurf.

Die Discovery-Pipeline: Was in welcher Reihenfolge entstehen sollte

Eine auf Arbeitsergebnisse ausgerichtete Discovery funktioniert am besten als Pipeline. Jedes Ergebnis fließt in das nächste ein, und jede Iteration reduziert Unklarheiten.

Schritt 1: Eingaben erfassen und vereinheitlichen

Eingaben: Workshop-Notizen, Besprechungsprotokolle, BRDs, E-Mails, bestehende Prozessdokumente, RICEFW-Listen und Problembestände.

Ergebnisse:

• Eine vereinheitlichte Eingabeablage, gekennzeichnet nach Prozessbereich, Standort und Rolle
• Ein Fragen-Backlog mit zu klärenden Punkten
• Erste Anforderungsgruppen als Entwurf

Schritt 2: Anforderungspaket (v1 → v2)

Erstellen Sie strukturierte Anforderungen mit Verantwortlichen und Abnahmekriterien. Streben Sie in v1 nicht nach Vollständigkeit, sondern nach Klarheit und Testbarkeit.

Ergebnisse:

• Anforderungspaket v1
• Offene Fragen je Anforderung
• Erste Zuordnung zu Standardkonzepten, wo diese eindeutig ist

Schritt 3: Fit-to-Standard-/Fit-Gap-Protokoll

Dokumentieren Sie für jede Anforderungsgruppe die Entscheidungen:

• Standard passt: Standard übernehmen
• Standard passt mit Konfiguration: Annahmen dokumentieren
• Lücke → Erweiterung, kontrolliert und möglichst entkoppelt
• Lücke → Prozessänderung: Das Unternehmen passt sich an

Ergebnisse:

• Fit-Gap-Protokoll v1 mit Status und Verantwortlichen
• RICEFW-Kandidaten und Begründungen
• Hinweise zu Veränderungsauswirkungen auf Rollen, Schulung und Kontrollen

Schritt 4: Prozessabläufe mit Standardablauf und Ausnahmen

Entwerfen Sie Abläufe auf Grundlage der beschlossenen Baseline. So vermeiden Sie die Modellierung von Wunschprozessen, die später abgelehnt werden.

Ergebnisse:

• Prozessabläufe v1, für Signavio/BPMN geeignet
• Variantenregister: Was unterscheidet sich wo?
• Ausnahmeregister: Was scheitert und was geschieht dann?

Schritt 5: Umfangsbaseline und Übergabe an ALM

Verknüpfen Sie die Arbeitsergebnisse mit der Entwicklungs- und Testplanung, ob in Cloud ALM, Solution Manager, Jira oder einem anderen Werkzeug.

Ergebnisse:

• Umfangsbaseline mit enthaltenen und ausgeschlossenen Inhalten sowie Releases
• Backlog-fähige Tickets mit Verknüpfungen zu Anforderungen und Prozessschritten
• Übersicht zur Nachvollziehbarkeit

Discovery ist „ausreichend abgeschlossen“, wenn die Arbeitsergebnisse Entwicklung und Tests steuern können, ohne die Absichten der Stakeholder neu interpretieren zu müssen.

Praxisbeispiel: Ein mittelständischer Pharmahändler

Szenario: Ein Pharmahändler, der in zwei Ländern tätig ist, wechselt von ECC zu SAP S/4HANA. Er hat strenge Compliance-Anforderungen, darunter Chargenrückverfolgbarkeit und kontrollierte Substanzen, ein kleines IT-Team und einen Systemintegrator, der auf die Übernahme einer Vorlage drängt. Das Unternehmen ist besorgt, weil der Betrieb nicht unterbrochen werden darf.

Woche 1: Eingaben vereinheitlichen

• Besprechungsprotokolle aus zwölf Workshops, eine bestehende SOP und eine Tabelle mit unverzichtbaren Anforderungen sammeln.
• Die Eingaben strukturiert aufbereiten: Procure-to-Pay, Order-to-Cash, Lager und Chargen sowie Finanzkontrollen.
• Ein Fragen-Backlog erstellen: „Wer genehmigt Kreditfreigaben?“ und „Welche lokalen Abweichungen gibt es bei der Retourenabwicklung?“

Arbeitsergebnisse: Eingabeablage + Fragen-Backlog + Anforderungsgruppen v0.

Woche 2: Anforderungspaket v1

Für die Retourenabwicklung werden beispielsweise folgende Anforderungen formuliert:

• „Bei Retouren müssen vor der Wiedereinlagerung Ursachencode, Charge und Verwendungsentscheidung erfasst werden.“
• Abnahmekriterium: „Das System verhindert die Wiedereinlagerung ohne Charge und Verwendungsentscheidung.“
• Verantwortlich: Leitung Lagerbetrieb.
• Quelle: Link zum Besprechungsprotokoll und Verweis auf den SOP-Abschnitt.

Arbeitsergebnisse: Anforderungspaket v1 mit Verantwortlichen und Abnahmekriterien.

Woche 3: Fit-Gap-Entscheidungen und ihre Folgen

Das Team bewertet den Standard und entscheidet:

• Der Standard-Retourenprozess passt mit entsprechender Konfiguration für die meisten Fälle.
• Lücke: Die Entsorgung kontrollierter Substanzen benötigt eine zusätzliche Genehmigung und einen Prüfpfad.
• Entscheidung: Erweiterungsworkflow und Prüfprotokollierung als RICEFW-Kandidat mit benanntem Verantwortlichen und Begründung.

Arbeitsergebnisse: Fit-Gap-Protokoll mit Verantwortlichem, Begründung, Risiko und nachgelagerten Folgen für Entwicklung, Schulung und Kontrollen.

Woche 4: Für Signavio geeignete Prozessabläufe

Das Team modelliert:

• Standardablauf der Retourenabwicklung
• Ausnahme: Entsorgung kontrollierter Substanzen
• Rollen: Lagermitarbeiter, Qualitätssicherung, Compliance-Freigabeverantwortlicher
• Systemkontaktpunkte: SAP-Schritte und externe Compliance-Berichterstattung

Die Abläufe lassen sich nun in kurzen Review-Sitzungen mit wenig Diskussion prüfen, weil sie mit bereits protokollierten Entscheidungen verknüpft sind.

Arbeitsergebnisse: Prozessabläufe v1 + Ausnahmeregister + Verknüpfungen zur Nachvollziehbarkeit.

Darin liegt das praktische Versprechen einer auf Arbeitsergebnisse ausgerichteten Discovery: weniger Workshops, schnellere Einigung und eine Baseline, die die Übergabe übersteht.

Häufige Fallstricke und ihre Lösungen

Die meisten Discovery-Probleme entstehen durch verspätete Dokumentation, fehlende Verantwortung und eine falsche Reihenfolge. Einfache Arbeitsregeln können das beheben.

Was KI in der Discovery tun sollte und was nicht

KI ist in der SAP-Discovery dann nützlich, wenn sie den Aufbereitungsaufwand reduziert, ohne die Governance zu schwächen.

Was KI tun sollte

• Ungeordnete Eingaben in strukturierte Entwürfe überführen: Anforderungen, Entscheidungen und Ablaufgerüste
• Widersprüche zwischen Dokumenten erkennen
• Zuordnungen zu Standardkonzepten für die menschliche Prüfung vorschlagen
• Verknüpfungen zur ursprünglichen Belegquelle pflegen

Das ist das Modell des „KI-Kollegen“: Qorelo wurde beispielsweise entwickelt, um ungeordnete Discovery-Eingaben in umsetzungsreife Arbeitsergebnisse wie Anforderungspakete, Fit-Gap-Protokolle und für Signavio/BPMN geeignete Abläufe zu überführen. Die Ergebnisse bleiben dabei prüfbar und kontrolliert.

Was KI nicht tun sollte

• Verbindliche Entscheidungen zum Projektumfang ohne verantwortliche Personen treffen
• Die Abstimmung mit Stakeholdern ersetzen, wenn echte Zielkonflikte bestehen
• Begründungen hinter undurchsichtigen „Antworten“ verstecken, die sich nicht zurückverfolgen lassen

Voraussetzung ist eine gelebte Governance mit Verantwortlichen, Freigaben und Versionierung. KI beschleunigt die Aufbereitung, übernimmt aber nicht die Verantwortung.

Vergleich: Workshop-lastige Discovery oder Arbeitsergebnisse im Mittelpunkt

Checkliste für eine auf Arbeitsergebnisse ausgerichtete Discovery

1. Eingaben

• Zentrale Ablage für Besprechungsprotokolle, BRDs, E-Mails und Notizen
• Eingaben nach Prozessbereich, Land oder Standort und Rolle gekennzeichnet
• Fragen-Backlog gepflegt und zugeordnet

2. Anforderungspaket

• Jede Anforderung hat einen Verantwortlichen und Abnahmekriterien
• Jede Anforderung hat Prozesskontext und Rollen
• Jede Anforderung ist mit ihren Quellen verknüpft

3. Fit-to-Standard-/Fit-Gap-Protokoll

• Jede Lücke hat einen Verantwortlichen, eine Begründung und einen Entscheidungsstatus
• Folgen für RICEFW, Daten, Kontrollen und Schulung sind erfasst
• Entscheidungen sind versioniert und mit Zeitstempel versehen

4. Prozessabläufe

• Der Standardablauf ist für jeden Umfangsbereich modelliert
• Ausnahmen und Varianten sind ausdrücklich erfasst
• Rollen und Swimlanes spiegeln das Zielbetriebsmodell wider

5. Nachvollziehbarkeit und Übergabe

• Anforderungen sind mit Prozessschritten und Backlog-Einträgen verknüpft
• Umfangsbaseline mit klar enthaltenen und ausgeschlossenen Inhalten sowie eindeutigem Release-Plan
• Review-Sitzungen prüfen Arbeitsergebnisse statt ungeordneter Notizen

Häufige Fragen

Was ist SAP-S/4HANA-Discovery in Prepare & Explore?

Es ist die entscheidende Phase, in der Sie Beiträge von Stakeholdern, also erste Ideen, Bedürfnisse und Diskussionen, in eine belastbare Baseline überführen: Anforderungen, Fit-to-Standard-Entscheidungen und Prozessdefinitionen als Grundlage für Design, Entwicklung und Tests.

Wie reduzieren wir Workshops, ohne die gemeinsame Ausrichtung zu verlieren?

Schaffen Sie Workshops nicht ab, sondern gestalten Sie sie kürzer und präziser. Verlagern Sie den Schwerpunkt auf die Prüfung von Arbeitsergebnissen. Aktualisieren Sie diese innerhalb von 48 Stunden und besprechen Sie sie anschließend in kurzen Review-Sitzungen, damit alle auf demselben Stand bleiben.

Welche Arbeitsergebnisse brauchen wir vor dem Entwicklungsstart?

Die Grundlagen sind ein testbares Anforderungspaket, ein Fit-Gap-Protokoll mit klaren Verantwortlichen und Entscheidungsstatus, grundlegende Prozessabläufe einschließlich Ausnahmen und Varianten sowie vollständige Nachvollziehbarkeit bis zu den Quellen. Damit entfällt das Rätselraten.

Was macht ein Fit-Gap-Protokoll wirklich wirksam?

Entscheidend sind Verantwortliche, klare Begründungen, Entscheidungsstatus und praktische Folgen. Ohne diese Angaben sammelt eine Lückenliste nur Staub oder löst endlose neue Diskussionen aus.

Sollten wir bereits in der Discovery mit der Prozessmodellierung in Signavio beginnen?

Ja, sofern Sie die beschlossene Baseline modellieren und die Abläufe leicht prüfbar halten. Verzichten Sie auf spekulative Wege, die später wieder verworfen werden.

Kann KI SAP-Discovery-Workshops vollständig ersetzen?

Nein. KI kann den mühsamen Aufbereitungsaufwand deutlich reduzieren und die Konsistenz verbessern. Schwierige Abwägungen, Freigaben und Verantwortung bleiben jedoch bei Menschen.

Wie erreichen wir Nachvollziehbarkeit, ohne das Team auszubremsen?

Nutzen Sie einfache Verknüpfungsregeln und einheitliche Vorlagen. Intelligente Automatisierung hält diese Verknüpfungen aktuell und erspart manuelle Routinearbeit.

Fazit

Die SAP-S/4HANA-Discovery ist nicht abgeschlossen, wenn die Workshops enden. Sie ist abgeschlossen, wenn belastbare, prüfbare Arbeitsergebnisse vorliegen: präzise Anforderungen, Fit-Gap-Entscheidungen mit klarer Verantwortung und für Signavio geeignete Prozessabläufe, die Design, Entwicklung, Tests und Governance zuverlässig unterstützen. 2026 entsteht Geschwindigkeit durch Disziplin statt durch endlose Besprechungen. Stellen Sie Arbeitsergebnisse in den Mittelpunkt Ihrer Pipeline und prüfen Sie sie konsequent, bis sie belastbar sind. So kommt Ihr Programm voran.

Möchten Sie das in die Praxis umsetzen? Abonnieren Sie Insights für wöchentliche Leitfäden des Qorelo-Teams oder entdecken Sie, wie Qorelo als KI-Kollege ungeordnete Eingaben in umsetzungsreife Arbeitsergebnisse überführt und Ihre Discovery von reaktivem Handeln zu konsequentem Fortschritt führt.

Quellen

1. Nakayama, M., Hustad, E., Sutcliffe, N., & Beckfield, M. (2023). Organic transformation of ERP documentation practices: Moving from archival records to dialogue-based, agile throwaway documents. International Journal of Information Management, 74, 102717. ↩
2. Sundaram, K. T. (2022). Five Key Steps Realize the Digital Transformation Value and Ensure a Successful SAP HANA Transformation in Global Organizations. International Journal of Computer Science and Mobile Computing, 11(10), 116.